Todo mês, a administradora envia o balancete. O síndico assina. A assembleia aprova. E o condomínio segue em frente sem que ninguém de fato tenha entendido o que está acontecendo com o dinheiro dos condôminos.
Esse ciclo se repete em milhares de condomínios no Brasil — e é exatamente aí que mora o risco.
Após 25 anos auditando condomínios, aprendi que a maioria dos problemas financeiros não começa com má-fé. Começa com omissão. Com síndicos que não sabem o que exigir. Com condôminos que confiam demais. Com documentos que existem apenas formalmente — sem que ninguém os questione de verdade.
O que é, de fato, uma prestação de contas
Prestação de contas não é um extrato bancário com um carimbo. É a demonstração completa de que cada real arrecadado dos condôminos foi aplicado corretamente, dentro do orçamento aprovado, com documentos que comprovem cada despesa.
A Lei 4.591/64 e o Código Civil (art. 1.348, VIII) são claros: o síndico tem a obrigação legal de prestar contas à assembleia anualmente — e sempre que exigido. Não é favor. É dever.
Uma prestação de contas completa inclui: balancete mensal com receitas e despesas por categoria, conciliação bancária, notas fiscais e recibos de todas as despesas, contratos de prestação de serviços com fornecedores recorrentes, demonstrativo do fundo de reserva e relatório de inadimplência.
Se algum desses itens estiver ausente, a prestação de contas está incompleta.
Os 4 pontos que a maioria dos síndicos não confere
1. Conciliação bancária
É o ponto mais ignorado — e o mais revelador. O balancete mostra o que a administradora registrou. A conciliação bancária mostra o que de fato transitou na conta.
Quando esses dois números não batem, há um problema. Pode ser erro. Pode ser omissão. Pode ser algo mais grave. Mas se você não confere, nunca vai saber.
O que exigir: extrato bancário completo do mês, confrontado linha a linha com as receitas e despesas do balancete.
2. Notas fiscais das despesas de manutenção
Serviços de manutenção são a principal porta de saída irregular de recursos em condomínios. Um serviço de pintura que deveria custar R$ 8.000,00 é faturado por R$ 14.000,00. Uma empresa de limpeza cobra por dois funcionários mas só manda um.
Esses desvios só aparecem quando alguém verifica a nota fiscal, confere o CNPJ da empresa, e se pergunta se o valor é compatível com o mercado.
O que exigir: nota fiscal ou recibo de toda despesa acima de R$ 500,00, com CNPJ da empresa, descrição do serviço, e data de execução.
3. Fundo de reserva — entradas e saídas
O fundo de reserva é o colchão financeiro do condomínio. Existe para emergências e obras de grande porte. Muitos fundos de reserva são usados para cobrir déficits operacionais, sem aprovação em assembleia, e sem que ninguém perceba.
O que exigir: demonstrativo separado do fundo de reserva, com saldo inicial, entradas, saídas com autorização e saldo final — tudo conferindo com a conta bancária vinculada.
4. Contratos com fornecedores
Todo serviço recorrente deve ter contrato. Condomínios que operam na informalidade são vulneráveis: o fornecedor cobra o que quiser, o síndico paga sem base contratual, e quando há insatisfação, não há o que contestar.
O que exigir: cópia dos contratos ativos, com data de vencimento e condições de reajuste. Revisar pelo menos uma vez ao ano.
O papel da assembleia na aprovação das contas
Aprovação em assembleia tem validade jurídica, mas não valida irregularidades que não foram identificadas. Se uma fraude ocorreu e os condôminos aprovaram as contas sem perceber, o síndico ainda pode ser responsabilizado se ficar demonstrado que houve negligência na sua gestão.
A assembleia é o momento de perguntar. Use-o.
Quando contratar uma auditoria condominial
A auditoria condominial é indicada quando: há suspeita de irregularidade, o síndico está sendo trocado, a administradora está sendo substituída, houve obras de grande valor com questionamentos, ou a assembleia aprova as contas sem realmente entender o que assinou.
O síndico que não exige também é responsável
O Código Civil é claro: o síndico responde civil e criminalmente por atos de sua gestão — incluindo o que deixou de verificar. "Confiei na administradora" não é defesa suficiente.
O síndico não precisa ser contador. Mas precisa saber o que exigir — e exigir.
Auditor condominial com mais de 25 anos de prática, autor de livro sobre auditoria condominial e criador do podcast "Foco Condominial".
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